En las circunstancias económicas actuales, se puede tener una perspectiva optimista y puede ser atractivo emprender, aunque normalmente se aconseja tener una actitud realista, prudente y cautelosa. Desde una percepción opuesta, se puede generar una postura pesimista, atemorizada y escéptica. De cualquier forma, todos los días se crean nuevas empresas, con la noble intención de generar riqueza para sus fundadores y para sus colaboradores, generando efectos en otros ámbitos.
Ya en marcha las empresas, con frecuencia se exhorta a los colaboradores a “ponerse la camiseta”, queriendo inculcar compromiso, buen aprovechamiento de los recursos, control de los procesos, esmero en el servicio, etc., pues lo que se quiere es que se cautive a los clientes y que se les haga volver para comprar más, productos o servicios que les satisfagan. Es decir, calidad.
Pero con más frecuencia de lo imaginable, esa exhortación falla no porque los colaboradores se nieguen al compromiso, sino porque se carece de sistemas que aseguren un comportamiento organizacional que lo garantice. Y es que la calidad como práctica formal, requiere materializar conocimientos convertidos en hábitos que formen una base sólida al modo especial de cada empresa, como es el caso de las 5 S’s
¿Qué son las 5 S’s? Una de las herramientas de más éxito mundial que ayuda a convertir a los colaboradores en mejores personas que forman equipos de trabajo más eficaces, para crear ambientes de trabajo agradables, seguros y productivos, que estimula el entusiasmo y el compromiso de las personas, lo cual ayuda a alcanzar objetivos de calidad, satisfacción del cliente, rentabilidad operativa, cuidado al ambiente y seguridad laboral.
Al plantearse así, parece una promesa tan audaz que raya en la fantasía o la magia, pues todos los directivos de empresas desearían tener esta maravillosa fórmula de creación de valor, pero ¿realmente existe? Es decir, funciona como se dice en nuestro entorno? Claro, hay cada vez más casos de notable éxito.
¿En qué consiste? En sistematizar las siguientes 5 prácticas denominadas S’s porque provienen de palabras japonesas de inicial “S” así traducidas a nuestro idioma:
SEIRI= Seleccionar. Consiste en tener sólo las cosas útiles para desempeñar las tareas, eliminando lo inútil y que por lo tanto, no debe estar en el espacio laboral, ya que ocupan espacio y pueden generar riesgos de accidentes.
SEITON= Organizar. Es asignar, rotular y respetar un lugar especial para cada herramienta de trabajo, aplicando el famoso refrán “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
SEISO= Limpiar. Es definir y aplicar criterios de limpieza para cada herramienta, equipo y espacio de trabajo. Para ello se acuerda un rol especificando a los responsables de mantener todo limpio.
SEIKETSU= Estandarizar. Se refiere a crear y respetar normas para el uso de herramientas como copiadoras, vehículos, impresoras, etc., y espacios de trabajo como baños, comedores, salas de juntas, etc.
SHITSUKE= Disciplina. Aplicando constantemente estas 4 prácticas hasta convertirlas en hábitos y comprobando su mantenimiento eficaz con auditorías que ayuden a mejorar y que se refleje en apariencia, eficacia y ahorro de recursos.
En el ambiente empresarial es muy conocido este sistema y se reconoce su utilidad, ya que cualquier espacio de trabajo controlado así, cautiva por su apariencia y por el ambiente que genera, que hace sentir respeto y confianza. Pero si es tan sencillo y genera tantos resultados, ¿por qué no se aplica de forma más general extendiéndose a otra clase de organizaciones como dependencias de gobierno, escuelas, clubes, etc.?
La respuesta es muy simple: el conocimiento se queda en conceptos como ejercicio académico o tema de congresos, pero no se practica por no haber suficientes metodologías que garanticen su implantación, así que se vuelve un mito, que por fortuna rompen los casos exitosos que cada vez crece en número. Así que hay que buscar metodologías probadas para implantar 5 S’s. .
Lo importante es iniciar con la reflexión de lo que se es y de lo que se aspira a llegar a ser como persona y empresa, y después aplicar la técnica para manifestar esa decisión, porque como decía uno de los más importantes impulsores, el profesor Hiroyuki Hirano; “la calidad empieza por la persona y por el entorno que crea”.
Algunos estudios de prestigiados centros de investigación empresarial como Toyota o el Nomura Research Institute, afirman que de los recursos utilizados como capacidad instalada, materias primas, tiempos de ciclo, energías diversas, talento humano, etc., sólo crea valor 30%, lo cual implica que 70 centavos de cada unidad monetaria se desperdicia. Simplemente es asombroso, pero sólo hay que analizar el caso particular.
Ante la competencia cada vez más intensa, primero hay que hacer aquello de lo que tengamos control (como las 5 S’s) y dejar al final factores externos sobre los cuales no se puede siquiera influir. Las empresas triunfadoras aceptan la responsabilidad de hacer lo que pueden, optimizando sus recursos y tal vez 30% de esos recursos que agregan valor para el cliente, puede crecer, eliminando el desperdicio generado por el desorden y la indisciplina. Así, se aumenta la rentabilidad. Se antoja ¿o no?
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