La modernización, una necesidad en la administración pública

La modernización, una necesidad en la administración pública

Hoy por hoy, la administración pública tiene retos importantes por el impacto de sus acciones con los ciudadanos, lo que la obliga a ser cada día más eficiente y a dar resultados inmediatos. Esta búsqueda de resultados genera la necesidad de evolucionar y modernizarse con el fin de responder a las exigencias de la ciudadanía.

La modernización en la administración pública surge como una nueva forma de gestión que pretende mejorar y transformar de raíz los procesos y acciones que se venían haciendo de manera tradicional.

Actualmente, las instituciones siguen innovando y transformándose para tener un gobierno moderno, mediante diversos programas busca orientar a resultados eficientes, mejorar la calidad de los servicios, reducir tiempos de respuesta y optimizar recursos, a fin de consolidar una gestión gubernamental eficiente y eficaz.

No obstante, este proceso no ha sido ni será sencillo, implica romper inercias e incluso afectar intereses de muchos grupos tradicionales, sin embargo, un paso esencial para iniciar cualquier proceso de modernización requiere entender y reconocer de donde partimos, así como identificar las fortalezas y debilidades a las que nos enfrentamos. Diversos estudios y análisis que se han realizado en la presente administración dan muestra de algunas debilidades institucionales que es necesario atender de manera prioritaria y que, aunque parecieran superficiales o de forma, en el fondo pueden tener un gran impacto en las organizaciones. Particularmente mencionare tres de ellas:

La falta de sistematización de procesos, a pesar de que pareciera que en pleno siglo XXI todas las dependencias gubernamentales deberían de tener robustos sistemas de información y manejo de procesos, en la realidad, no necesariamente es así, la antigüedad de muchos equipos de cómputo, la falta de personal capacitado, y de manuales de procedimientos claros generan que incluso en una misma dependencia y/o programa se tengan diversos formatos y procedimientos para su registro e incluso algunos se sigan haciendo a mano.

Ligado a lo anterior, hablando de procesos, en muchas dependencias existe una enorme diversidad de ellos, incluso siendo del mismo programa (la tropicalización no es mala salvo cuando pone en riesgo la calidad del servicio).

Permanencia de archivos de papel, que es un aspecto fundamental para modernizar pues significa dejar el uso de papel, que tiene un impacto en los costos y en el ambiente, pero que además permite acelerar las consultas y el manejo de información.

Por consiguiente, un esfuerzo importante en materia de modernización de la gestión pública, en mi opinión, y tomando como referencia el trabajo desarrollado en las delegaciones de la SEDATU, debe considerar tres aspectos fundamentales:

1.- Estandarización de procesos, que busque la unificación, simplificación y optimización, utilizando herramientas innovadoras, a través de lo cual se fortalecen procesos, se clarifican las funciones a realizar, se mejora el desempeño y la elaboración de tareas, se eliminan trámites innecesarios, y se disminuyen los tiempos de atención y respuesta.

2.- La sistematización, con el objetivo de homogenizar y unificar sistemas, que hablen el mismo lenguaje y faciliten la gestión de la información, trascendental para la toma de decisiones.

3.- La digitalización de documentación, puede hacer una gran diferencia, no sólo para el resguardo seguro, ecológico y eficiente de la información en papel, sino también para el manejo sistemático de millones de archivos que particularmente en el sector gobierno no se encuentran en condiciones óptimas.

Estas son algunas de las múltiples posibilidades a través de las cuales se puede abordar la modernización, cada dependencia y cada nivel de gobierno deberá decidir cuáles son las más eficientes para él, pero lo más importante es empezar ahora.

En el caso de Zacatecas, se han hecho avances importantes, sin embargo, el ingreso de la nueva administración ofrece la oportunidad de entrada a un proceso de modernización donde resulta fundamental involucrar a los municipios.

 

*Equipo Coordinación de Delegaciones SEDATU

 

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