“Los archivos no relumbran, pero son minas de oro”.
Ángeles Magdaleno
En 1995, se eligió el 27 de marzo como el Día del Archivista gracias a que en esa misma fecha, de 1790, Juan Vicente Güemes Pacheco y Padilla, segundo conde de Revillagigedo, envió al Ministerio de Gracia y Justicia de España un proyecto para crear el Archivo General de la Nueva España “en aras de un plan necesario y urgente, para reorganizar a la Secretaría de Cámara del Virreinato como el tallo de la dirección de todo lo que conduce el gobierno”. Es así que se revalora y reconoce el trabajo de las personas que, con su quehacer cotidiano, se erigen en los depositarios de la memoria de nuestra sociedad, ya que se han encargado de recolectar, gestionar, cuidar, proveer y garantizar el acceso a los documentos.
Dado que recién pasó el Día del Archivista en México, hago un reconocimiento a estos profesionales, y ante la situación que prevalece por la pandemia, recomiendo aprovechar el tiempo para la organización de nuestros archivos. ¿Cómo hacerlo? La respuesta nos la da el doctor en Historia Luis Román Gutiérrez, coordinador general del Archivo de nuestra Benemérita Universidad Autónoma de Zacatecas. Platicar con este personaje es siempre gratificante y constructivo, transmito su sentir:
• ¿Qué cosas pueden formar parte de un archivo personal?
“Todos aquellos testimonios que den cuenta sobre la familia, lo cual incluye: documentos oficiales (los que extiende el Estado), religiosos (registros sacramentales), laborales, propiedades, cartas, expediente médico, participaciones políticas, fotografías, videos, invitaciones, apuntes escolares, adquisición y pagos de servicios; en el caso de académicos: investigaciones, proyectos, colaboraciones, participaciones en eventos académicos, etc”.
• ¿Qué pasos debo seguir para organizar mi archivo? ¿Por dónde empiezo?
“Lo primero es separar los documentos, esto es, crear conjuntos lógicos de acuerdo al origen de los mismos, a la función o al tema. Por ejemplo, los documentos oficiales pueden ser acta de nacimiento, cartilla de vacunación, CURP, RFC, cartilla militar, pasaporte; los de formación escolar: todos los certificados, boletas de calificaciones, reconocimientos, actas de exámenes para obtención de grados académicos, títulos y cédulas profesionales. Las fotografías se pueden clasificar por temas o de manera cronológica, y lo mejor es anotar los más datos que podamos sobre cada una (fecha, personas, lugar, evento)”.
• ¿Cómo resuelvo la necesidad de ciertos materiales si no los tengo en casa?
“Lo recomendable es utilizar carpetas (guardas) y cajas libres de ácido, pero también podemos usar el ‘papel cultural’ con el que podemos elaborar las carpetas y las cajas ya se pueden conseguir en los comercios locales, ya que para un archivo personal o familiar se pueden emplear cajas pequeñas de plástico, cartón o archiveros metálicos que no ocupan mucho espacio”.
• ¿Qué espacio es el más adecuado para instalar mi archivo en casa?
“El papel, como toda materia orgánica, requiere de ciertas condiciones climáticas; se sugiere que los documentos se mantengan entre 15 y 20 grados centígrados y humedad entre 40 y 60 porciento, pero vale la pena destacar que en nuestra región predomina el clima seco y más frío que caliente, lo cual permite la buena conservación de los documentos”.
• ¿Qué medidas debo tomar para el manejo de documentos?
“Lo primero es tener un orden, como ya comentamos, clasificado y ordenado, numerar las carpetas y, de ser posible, tener una relación de los documentos que tenemos en cada una; lo segundo es conservar ese orden, cada vez que utilicemos documentos de nuestro archivo es fundamental volverlos a colocar en su sitio a la brevedad”.
• ¿Cómo evito plagas y humedad en los documentos?
“Tres factores debemos atender: lo primero son los materiales en que los guardemos, principalmente el tipo de cajas, sí estas se encuentran en buen estado se evitará el ingreso de insectos; lo segundo es conservarlos en un sitio donde la humedad no afecte, la peor combinación es humedad y calor, lo que propicia la generación de hongos y otras plagas (polilla, piojo del libro, pececito de plata, etc.) que se alimentan del papel; y el tercero es darles mantenimiento frecuentemente: retirar el polvo de documentos, carpetas y cajas, al mismo tiempo que ventilar los documentos. Retirar todo objeto metálico para evitar la oxidación (clips, grapas y broches); tampoco es recomendable meterlos en guardas o bolsas de plástico”.
• ¿Cómo quito las plagas que ya existen?
“Lo primero es aislar los documentos dañados y quitarles las condiciones que generaron el daño. Lo mejor es consultar con un conservador para no arriesgarse con la manipulación de productos tóxicos”.
• ¿Cómo puedo integrar a la familia en estas tareas?
En varios sentidos es importante. Para conocer la ‘historia de la familia’, pero también para valorar los documentos y con ello lo que es un archivo. Desde los niños hasta los abuelos pueden participar en la identificación de cada documento, la localización de las fechas, la organización de las carpetas, la limpieza de documentos con brocha, el aseo de las cajas, reconociendo personas y lugares en las fotos y/o videos, así como elaborando las relaciones de las carpetas, etcétera”.
Me despido a la manera de Denis Diderot: “Poner las cosas en orden siempre significa poner las cosas bajo su control.”
Así se observa el mundo desde el Mirador de Heródoto.
*Cronista de la UAZ
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